Mit dem Erlaß vom 14.11.2014 beschreibt die Finanzverwaltung die

„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz „GoBD“.

Aber was bedeutet die "GoBD" für Ihr Unternehmen?

Was ist im Arbeitsalltag zu berücksichtigen?

Und wissen Sie, dass Rechnungen, die per Mail eingehen, auch digital zu archivieren sind oder Archivieren nicht archivieren ist? 

Ich hab doch schon ein digitales Archiv“ sagen Sie jetzt, „Meine Mails sind ja auf meinem Rechner archiviert und alle anderen Daten habe ich auf CD gebrannt“. Aber das reicht dem Gesetzgeber leider nicht aus.

Wichtig ist ein Archivsystem, das Änderungen am ursprünglichen Dokumenten protokolliert und das Original beibehält usw.

Mit der "GoBD" beschreibt das BMF seine Vorgaben an IT-gestützte Prozesse in der Buchhaltung. Zur Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit wird auch eine aussagefähige, aktuelle Verfahrensdokumentation (VD) verlangt, die als Teil der Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen zehn Jahre aufzubewahren ist.

Hierbei stehen Ihre Abläufe (betriebliche Prozesse) im Vordergrund und werden genau beschrieben.

Können Sie eine Verfahrensdokumentation auf Nachfrage dem Finanzprüfer bei einer Betriebsprüfung nicht vorzeigen oder ist diese unvollständig, dann kann ihre Buchführung als formell nicht ordnungsmäßig eingestuft werden.

Die ersten Betriebsprüfungen führten wegen mangelhafter Umsetzung der GoBD zu erheblichen steuerlichen Nachzahlungen. An erster Stelle heißt es  meistens:  "Eine System - Verfahrensdokumentation konnte für den Prüfungszeitraum nicht bzw. mangelhaft vorgelegt werden."

Lassen Sie es nicht so weit kommen.

Ich berate und unterstütze Sie, eine ordnungsgemäße geforderte "Verfahrensdokumentation" in Ihrem Betrieb umzusetzen, damit Sie für die nächste Betriebsprüfung vorbereitet sind.